20.11.2016
Jak jistě víte, lhůta pro uvedení stanov SVJ do souladu s občanským zákoníkem uplyne 31.12.2016. V této lhůtě by mělo shromáždění každého SVJ rozhodnout o změně stanov a nové stanovy by měly být uloženy do sbírky listin vedené příslušným rejstříkovým soudem. Pozor ale - není to jediná povinnost, kterou SVJ ve vztahu k rejstříku aktuálně mají.
Ve lhůtě do 1.7.2014 byla všechna SVJ povinna uvést zápis v rejstříku do souladu s požadavky zákona o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob. Nově se například zapisují rodná čísla zapisovaných osob (do neveřejné části rejstříku), zapisuje se kontrolní komise (název, počet členů a osobní údaje členů), zapisuje se počet členů výboru, den vzniku jejich funkce. Do sbírky listin rejstříku se nové zakládá prohlášení vlastníka v aktuálně platném znění. Přestože lhůta pro uvedení zápisu v rejstříku do pořádku již uplynula, doporučovala jsem a doporučuji klientům, kteří teprve připravují schválení změny stanov a případně volbu nového statutárního orgánu, aby vše zařídili zároveň. Je totiž potřeba počítat s tím, že od 1.1.2014 není SVJ osvobozeno od soudního poplatku za zápis změn v rejstříku, každá změna stojí 2.000,-Kč. Již z tohoto důvodu se vyplatí před podáním návrhu zvažovat, zda návrh obsahuje vše potřebné tak, aby společenství pokud možno nebylo nuceno v dohledné době podávat nový stejným poplatkem zpoplatněný návrh. Ze stejného důvodu je rozumné a hospodárné vše potřebné aktualizovat najednou s jedním dvoutisícovým poplatkem.
Po zveřejnění sjednoceného stanoviska obou vrchních soudů k požadavku na účast notáře na shromáždění, které rozhoduje o změně stanov, se většina SVJ rozhodla tak, že notáře na shromáždění nepřizve. V této souvislosti si však dovolím upozornit na jednu skutečnost. Pokud se totiž notář účastnil schůze, kde byly stanovy schvalovány, zařizoval pak v návaznosti na to pro SVJ zápis příslušných a potřebných změn v rejstříku, jakož i uložení listin do sbírky listin rejstříku. Nejedná se přitom o zcela jednoduché a rutinní úkony a to ani z pohledu právníka, který se touto problematikou dlouhodobě zabývá. SVJ, které nebude mít zápis v rejstříku a listiny v pořádku může očekávat ze strany soudu výzvu k zajištění nápravy.
Návrh na změny zapsaných údajů se podává prostřednictvím tzv. „inteligentního“ elektronicky vyplňovaného formuláře, který najdete na stránkách ministerstva spravedlnosti www.justice.cz v záložce Podání do veřejného rejstříku – formuláře. Tento formulář není možné „prázdný“ vytisknout a ručně vyplnit. Jediná možnost, jak s ním pracovat, je vyplnit v počítači a následně vytisknout a poslat k soudu ve vytištěné podobě nebo poslat k soudu elektronicky. Vytištěný formulář je třeba opatřit úředně ověřeným podpisem, elektronicky posílaný formulář musí být buď poslán prostřednictvím datové schránky podávající osoby, nebo musí být podepsán uznávaným elektronickým podpisem. K návrhu je potřeba připojit přílohy, dokládající zapisované skutečnosti. Takže například, jsou-li zapisováni noví členové výboru, bude soud vyžadovat jejich čestná prohlášení a souhlas se zápisem s úředně ověřenými podpisy, zápis ze shromáždění, které nové členy zvolilo, zápis z první schůze výboru, kde členové výboru zvolí ze svého středu předsedu, případně místopředsedu, připojit je rovněž potřeba doklady o skončení výkonu funkce předchozích členů výboru (rozhodnutí o odvolání, oznámení o odstoupení, doklad o doručení, zápis o projednání, úmrtní list apod.)
Listiny, které se zakládají do sbírky listin (stanovy, prohlášení vlastníka, účetní závěrky), se předkládají rejstříkovému soudu výhradně v elektronické podobě. To znamená
- datovou schránkou
- na elektronickou adresu soudu (e-mailem, nebo prostřednictvím Epodatelny na www.justice.cz)
- na technických nosičích dar (CD,DVD)
Jediný přípustný formát, v němž se listiny soudu předkládají je PDF.
SVJ, které nesplní řádně zákonné povinnosti, bude vyzváno soudem k zajištění nápravy, soud ve výzvě stanoví dodatečnou přiměřenou lhůtu pro splnění povinností. Při neuposlechnutí výzvy pak hrozí pořádkové pokuty do výše 100.000,-Kč. Nečekejte na výzvu a dejte vše co nejdříve do pořádku.